• IT project

    Hallo guys …

    Ada sedikit share nih dari aku , tentang IT project management semoga bermanfaat ya …

     

     

    Sebelum ke pembahasan kalian tau arti dari project / proyek itu sendiri ??

    Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.

    Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

     

    Apa IT Project Manajement itu ??

    Adalah satu satu nya training yang mengajarkan penerapan sepuluh bidang pengetahuan project management : project integration, scope, time, cost, quality, human resource, communications, risk, procurement management, and stakeholder management. Serta kelima grup proses: initiating, planning, executing, monitoring and controlling, dan closing proyek teknologi informasi. Sebagaian dari kalangan menganggap project itu sebatas schedule dan project team tapi sebenarnya project itu suatu aktifitas/kegiatan sementara yang mempunyai tanggal awal/start,sebuah tujuan/ goal, tanggung jawab yang telah ditetapkan, budget dan tanggal selesai/finish yang telah di tetapkan sebelumnya.

     

    Secara garis besar ada 5 proses pada Project Management yaitu :

    • Initiation : Menentukan cakupan (scope) dari project, serta studi apakah memang suatu project layak dilakukan.
    • Planning & Design : Setelah inisiasi, project dibuat perencanaan detailnya. Fokus perencanaan adalah waktu, biaya dan sumber daya. Perencanaan harus dibuat sedetil mungkin sehingga dapat memetakan resiko-resiko yang mungkin muncul. Dengan memetakan resiko yang muncul diharapkan langkah antisipasi dapat ditentukan diawal. Nothing is called accident.
    • Executing : Saatnya action! setiap detail rencana dilakukan ditahap ini.
    • Monitoring & Controlling : Untuk memastikan bahwa eksekusi rencana berjalan sesuai target. Jika ada rencana yang dinilai tidak berjalan baik, maka pada proses ini anda dapat memberlakukan backup plan.
    • Closing : Seperti disebutkan sebelumnya, project memiliki batas waktu, maka inilah waktu untuk serah terima project.

     

     

    Mengapa diperlukan manager proyek itu sendiri ??

    “Karena dalam suatu proyek diperlukan seseorang yang dapat merencanakan, mengatur dan mengarahkan proyek tersebut, memanajemen waktu dan biaya, serta mengolah sumber daya yang ada untuk mencapai hasil yang diharapkan. Kesuksesan suatu proyek tergantung dari siapa yang mengelolanya.”

     

    Ada 4 siklus yang harus di miliki oleh manajer proyek yaitu di antaranya sebagai berikut :

     

     

     

     

    Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:

    • Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
    • Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
    • Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
    • Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
    • Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
    • Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
    • Communication Skills, Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
    • Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
    • Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).

     

    Adapun tugas dari seorang manajer proyek itu adalah :

     

    • Menjadwalkan proyek
    • Mengimplementasikan rencana proyek itu sendiri
    • Mengontrol kerja sampai selesai
    • Membina hubungan kooperatif
    • Melakukan inovasi
    • Memperkirakan durasi tugas
    • Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
    • Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
    • Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

     

    • Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan).

     

    • Menentukan Ketergantungan Antartugas
      Empat tipe ketergantungan antar tugas :
      Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.
      b. Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.
      c. Finish-to-finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan.
      d. Start-to-finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain
    • Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan
    • Mengatur usaha tim
    • Memonitor dan mengontrol perkembangan
    • Menilai hasil dan pengalaman proyek

     

     

     

     

    Sumber :

    • https://pelatihanpm.wordpress.com/2012/04/10/apa-itu-project/
    • http://brainmatics.com/it-project-management/
    • https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
    • http://www.galeripustaka.com/2013/04/tugas-manajer-proyek-dan-siklus-proyek.html
    • https://nayay.wordpress.com/2010/03/08/manager-proyek/

Leave a Reply